Introduction

Managing crew for multiple vessels, across jurisdictions, contracts, and compliance requirements has always been a complex task. At E-Crewing, we handle hundreds of active seafarers at any given time. As a third-party crewing agency, our responsibility to both crew and clients is clear: accuracy, transparency, and compliance.

In 2024, we recognized the need to modernize our crewing process and reduce dependency on manual tools. That’s when we made a strategic decision: to implement a full-featured Crew Management Software that could scale with our operations.

After evaluating multiple solutions, we selected e-CMS, a crew management system developed by Sealogic, and fully integrated it into our workflow by Q2 2025.

Why We Needed a Crew Management System

Before implementation, we used a combination of spreadsheets, email, and cloud storage to manage:

• Crew data and profiles

• Certificates and document expirations

• Availability tracking

• Contract records

• Rotation planning and scheduling

This approach worked — until we scaled. With growing demand and increasing client expectations, it became clear that we needed a dedicated crewing program to improve consistency and reduce risk.

Key Changes After Implementation

Since implementing e-CMS, we've seen several improvements in both daily operations and service quality:

📌 1. Centralized Crew Data

All seafarer profiles, documents, and contract histories are now managed in one secure platform. Searching, updating, or sharing crew information takes seconds instead of hours.

📌 2. Automated Certificate & Document Tracking

We no longer worry about expired STCW, visas, or medicals. The system alerts us well in advance, reducing last-minute issues and failed inspections.

📌 3. Crew Rotation Planning

Using e-CMS’s built-in rotation tools, we now manage on/off cycles more efficiently. The ability to pre-plan and assign vessels by availability and certification status has cut planning time by nearly 40%.

📌 4. Digital Contracts and Audit Trails

All client and crew contracts are handled digitally, with a built-in history of actions taken. This has significantly improved our transparency with clients and our response time during audits.

📌 5. Compliance Overview

The software provides a real-time dashboard showing crew readiness and compliance across the entire fleet — something we previously managed manually.

Operational Impact

The results of implementing a dedicated Crew Management Program have been measurable:

• 95% reduction in scheduling errors

• 100% compliance visibility

• Faster crew onboarding with digital workflows

• Improved trust and transparency with both seafarers and clients

Lessons Learned

Implementation required a cultural shift — from manual comfort zones to automated systems. But the transition was smooth, thanks to our team’s adaptability and the system’s intuitive interface.

Final Thoughts

We didn't just adopt new software — we transformed our crewing process. e-CMS is now a core part of our daily operations at E-Crewing. It allows us to focus less on admin and more on what matters: people.

Learn more about how e-CMS supports crew agencies and explore whether it’s the right tool for your business.

У зв'язку з розширенням існуючого флоту за рахунок сучасних високотехнологічних газових танкерів, компанія Hartmann Gas Tankers Germany розробила програму навчання для 3-х механіків з досвідом роботи з головними двигунами з електронним управлінням.

Навчити перспективних 3-х механіків експлуатації та обслуговування сучасних головних двигунів ME-C/ME-B із двопаливною системою LGI з подальшим підвищенням до 2-го механіка.

• Третій механік з досвідом роботи на посаді щонайменше 9 місяців
• Досвід роботи з двигунами ME-C або ME-B (переважний)
• Диплом механіка 2-го розряду
• Прагнення саморозвитку
• Психологічна готовність взяти на себе роль другого механіка в найближчому майбутньому
• Хороше володіння усною та письмовою англійською мовою

З моменту заснування в далекому 1981 році, Хартманн Рідереі добре відомі як сімейна компанія, ретельно вибудовуючи і приносячи через роки сімейні традиції які строго дотримуються і в наші дні. Кращим відображенням відносин Компанії до своїх працівників є численні династії моряків, що працюють в Компанії так і кількість моряків що працюють на постійній основі.

З 1 жовтня 2018 року Hartmann Rederei розширює сферу охоплення програми медичного страхування українських моряків на повний сімейний пакет що включає дітей до 18-ти років. Програма страхування була розроблена в тісній співпраці з UNIQA, провідною страховою компанією в сфері добровільного медичного страхування на українському ринку.

Posidonia - це міжнародна судноплавна виставка, яка проходить кожні два роки в Афінах і є найбільшим місцем зустрічі представників грецької судноплавної галузі та експертів з міжнародних перевезень. Ярмарок пропонує прямий доступ до грецького флоту, а також з міжнародними лідерам галузі. Національні та міжнародні павільйони демонструють новітні розробки на ринку морських судів, а з 2014 року також представляють запасні частини, аксесуари для судів і всі послуги, пов'язані з морським транспортним сектором. Це розширення виставки дає їй новий напрямок і пропонує відвідувачам і учасникам величезний потенціал для нових контактів і продажів. Крім того, Posidonia - це не просто виставка. Супровідна програма надає широкі конференції, семінари та технічні семінари з обговореннями актуальних питань, проблем і можливостей галузі. Ігри з посидонії включають вітрильну регату кубку Posidonia, турнір з гольфу Posidonia, турнір Posidonia Shipsoccer і захід, присвячений Посідоніі, з метою об'єднання і просування соціальної сукупності.

E-CREWING з гордістю оголошує про тестове розгортання інноваційної служби супутникового стеження за морськими судами NAVISPOTTER.COM. Незалежно від того, наскільки далеко знаходиться ваше судно за межами берегової станції AIS, позиція судна завжди знаходиться на вашому моніторі. Безпечний і надійний алгоритм передачі даних за відкритими інтернет-каналами з використанням SSL-технологій, широко використовуваних у фінансовому секторі.

Navispotter піднімає логістику компанії на нові висоти, знаючи, як, де і коли судно досягне порту призначення, на основі знятих з обладнання судна даних в реальному часі і заздалегідь спланованого плану переходу.

GasChem Beluga, інноваційний етановоз, розроблений і керований нашим основним клієнтом Hartmann Reederei, був помічений в Тіссайд 27 квітня..